Stell dir vor: Du sitzt in der AEVO-Prüfung und die Frage lautet: „Welches Instrument zeigt die tatsächlich besetzten Stellen im Unternehmen?" Du starrst auf die vier Antworten – Stellenplan, Stellenbesetzungsplan, Ausbildungsrahmenplan oder Qualifikationsmatrix. Dein Puls steigt. Du weißt, dass du das irgendwo gelesen hast, aber die Unterschiede verschwimmen. Du rätst. Falsch. Diese Unsicherheit kostet dich wertvolle Punkte und Nerven.
Ich habe mich intensiv mit diesen Planungsinstrumenten auseinandergesetzt und sehe bei der Prüfungsvorbereitung immer wieder: Die Unterschiede zwischen Stellenplan und Stellenbesetzungsplan sind klarer, als viele denken. Egal ob du zum ersten Mal zur AEVO-Prüfung antrittst oder dich nach Jahren Praxis endlich zertifizieren lassen willst: Diese Planungsthemen tauchen garantiert in Handlungsfeld 1 auf.
Die gute Nachricht: Du musst nicht alle Personalplanungsinstrumente auswendig lernen. Du musst die Kernunterschiede verstehen – dann reichen dir drei einfache Merksätze, um jede Prüfungsfrage sicher zu beantworten und die Verwirrung zu vermeiden.
In diesem Artikel erfährst du, was ein Stellenbesetzungsplan genau enthält und wie er sich vom Stellenplan unterscheidet. Ich zeige dir konkrete Praxisbeispiele aus verschiedenen Ausbildungsberufen – von der Industriemechanik bis zur Hotelfachfrau. Außerdem bekommst du einen prägnanten Merksatz mit der SIE-L-Formel, mit dem du in der Prüfung sofort die richtige Antwort erkennst und dich sicher fühlst.
Was ist ein Stellenbesetzungsplan?
Ein Stellenbesetzungsplan ist ein Dokument, das den Ist-Zustand der Personalbesetzung in deinem Unternehmen abbildet. Er zeigt, welche Stellen aus dem Stellenplan tatsächlich mit Mitarbeitern besetzt sind. Denk daran wie an den Kühlschrankinhalt – der Stellenplan ist deine Einkaufsliste (was du haben sollst), der Stellenbesetzungsplan zeigt, was wirklich im Kühlschrank liegt.
Der Plan enthält konkrete Angaben zu jeder besetzten Stelle: den Namen des Mitarbeiters, seine Vollmachten und Befugnisse, das Geburtsjahr, das Eintrittsjahr ins Unternehmen und die Lohngruppe. Bei Auszubildenden gehören sie genauso in diesen Plan wie Fachkräfte – schließlich besetzen sie reale Ausbildungsstellen in deinem Betrieb.
Für dich als Ausbilder ist dieser Plan ein praktisches Werkzeug. Du siehst auf einen Blick, ob eine freie Stelle für einen neuen Azubi vorhanden ist, oder ob du möglicherweise einen Überhang an Personal hast. Der Vergleich mit dem Stellenplan (dem Soll) zeigt dir sofort, wo Personalbedarf besteht oder wo du zu viele Leute eingeplant hast.
Warum ist das prüfungsrelevant?
Das Thema Stellenbesetzungsplan gehört fest zu Handlungsfeld 1 der AEVO-Prüfung: „Ausbildungsvoraussetzungen prüfen und Ausbildung planen". Die IHK erwartet von dir, dass du den Bedarf an Ausbildungsplätzen im Kontext der Personalplanung erkennst und systematisch planst. Das steht auch im BBiG § 11, der eine geordnete Ausbildungsplanung vorschreibt.
In der schriftlichen Prüfung begegnen dir typischerweise Multiple-Choice-Fragen zu den Inhalten des Plans oder kleine Fallstudien, bei denen du Stellenplan und Stellenbesetzungsplan vergleichen musst. Die Prüfer fragen dich: „Welche Informationen gehören in den Stellenbesetzungsplan?" oder „Wie ermitteln Sie den Nettopersonalbedarf?" In der praktischen Prüfung kann es im Fachgespräch darum gehen, dein Konzept zur Bedarfsplanung zu begründen.
Die Häufigkeit liegt bei etwa ein bis zwei Fragen pro schriftlicher Prüfung. Das klingt wenig, aber diese Fragen sind oft Stolpersteine: Viele Prüflinge verwechseln den Stellenbesetzungsplan mit dem Stellenplan (Soll vs. Ist) oder mit dem Ausbildungsrahmenplan (Personalbesetzung vs. Lerninhalte). Wenn du die Unterschiede nicht kennst, verlierst du hier leicht Punkte.
Beispiele aus der Ausbildungspraxis
Industrie-Technik: Industriemechaniker
Du bist Ausbilder in einer Maschinenfabrik. Dein Azubi im zweiten Lehrjahr soll eine freie Stelle für CNC-Programmierung übernehmen, weil ein Facharbeiter in Rente gegangen ist. Du schaust in den Stellenbesetzungsplan und siehst: Diese Stelle ist noch unbesetzt. Kein Name steht dort, keine Qualifikationen, keine Lohngruppe. Du erkennst sofort: Hier besteht Bedarf. Jetzt planst du gezielt eine Qualifizierung für deinen Azubi ein oder suchst nach einer Neueinstellung, um die Lücke zu schließen.
Kaufmännisch: Industriekaufmann
Du arbeitest im Einkauf eines Handelsunternehmens. Der Stellenbesetzungsplan listet eine besetzte Stelle mit dem Namen deines Azubis, seinem Eintrittsdatum und der Entgeltgruppe. Aber eine neue Stelle für die Logistik steht leer. Du prüfst die Eignung deines Azubis für diese Position, holst Infos bei der Abteilung ein und ordnest ihn nach erfolgter Qualifikation der neuen Stelle zu. Du trägst alle Daten sauber ein: Name, Eintritt, Lohngruppe. So bleibt dein Plan aktuell und zeigt den realen Zustand.
Handwerk: Zimmermann
In deiner Zimmerei zeigt der Stellenbesetzungsplan eine besetzte Stelle für einen Azubi. Aber durch Abgänge (ein Geselle hat gekündigt) hast du plötzlich einen Überhang an geplanten Stellen im Vergleich zu tatsächlich benötigten. Du vergleichst den Stellenbesetzungsplan mit dem Stellenplan und erkennst: Du brauchst keine neue Ausbildungsstelle, sondern musst den Bestand sichern. Du wirbst für eine neue Aufnahme, um die Lücke zu füllen.
Dienstleistungsberuf: Hotelfachmann
Du leitest die Rezeption in einem Hotel. Der Stellenbesetzungsplan weist deinem Azubi eine Stelle zu, markiert aber eine freie Stelle im Service. Du notierst die erforderlichen Qualifikationen und Vollmachten (z. B. Umgang mit Kassensystem) und koordinierst die nahtlose Besetzung. Im Plan trägst du später den neuen Azubi ein, sobald die Einstellung erfolgt ist. So vermeidest du Lücken im Service und hast immer den Überblick.
Kaufmännisch: Kaufmann für Büromanagement
Als Trainerin im Büro siehst du im Stellenbesetzungsplan, dass die Stelle deines Azubis mit Lohngruppe und Eintrittsjahr korrekt eingetragen ist. Aber eine Stelle für die Buchhaltung steht frei. Du holst Infos von der Buchhaltungsleitung ein, prüfst den Bedarf und erstellst einen neuen Plan. Du aktualisierst die Zuordnung und stellst sicher, dass dein Azubi später dort eingesetzt werden kann, wenn die Qualifikation passt.
Typische Fehler und Verwechslungen
Der häufigste Fehler: Du verwechselst den Stellenbesetzungsplan mit dem Stellenplan. Der Stellenbesetzungsplan ist ein Ist-Dokument. Er zeigt, wer tatsächlich auf welcher Stelle sitzt. Der Stellenplan ist ein Soll-Dokument. Er zeigt, welche Stellen du haben solltest. In der Prüfung musst du immer betonen: „Der Stellenbesetzungsplan bildet die tatsächlich besetzten Stellen ab." Wenn du das vergisst, wirst du falsch antworten.
Ein weiterer Fehler: Du trägst nur Namen ein, aber keine weiteren Angaben wie Qualifikationen, Geburtsjahr, Eintrittsjahr oder Lohngruppe. Das reicht nicht. Der Stellenbesetzungsplan muss vollständig sein, damit du Personalbedarf genau berechnen kannst. In der Prüfung solltest du explizit auflisten: „Name, Vollmachten, Geburtsjahr, Eintrittsjahr, Lohngruppe."
Viele Prüflinge ignorieren die Differenz zum Stellenplan. Sie erstellen den Stellenbesetzungsplan, aber rechnen nicht aus, ob Bedarf oder Überhang besteht. Das ist ein Planungsfehler. Du musst beide Pläne vergleichen und die Schritte nennen: Infos einholen, neuen Stellenplan erstellen, Stellenbesetzungsplan aktualisieren, Differenz feststellen, Nettopersonalbedarf berechnen. In der Prüfung punktest du, wenn du diese fünf Schritte aufzählst.
Die gefährlichste Verwechslung: Du denkst, der Stellenbesetzungsplan sei dasselbe wie der Ausbildungsrahmenplan. Beide heißen „Plan", aber sie haben nichts miteinander zu tun. Der Ausbildungsrahmenplan enthält Lerninhalte (was dein Azubi in welchem Monat lernt). Der Stellenbesetzungsplan enthält Personalbesetzung (wer auf welcher Stelle sitzt). In der Prüfung gehört der Ausbildungsrahmenplan zu Handlungsfeld 3 (Durchführung), der Stellenbesetzungsplan zu Handlungsfeld 1 (Planung). Wenn du die Handlungsfelder verwechselst, verlierst du Punkte.
Falsch vs. Richtig gemacht
Falsch gemacht: Du ignorierst den Stellenbesetzungsplan in deiner Fabrik. Eine CNC-Stelle bleibt unbesetzt, weil du nicht weißt, dass sie frei ist. Dein Azubi wird falsch eingeteilt, auf eine Stelle, die schon besetzt ist. Die Produktion stockt, Aufträge verzögern sich. Bei der IHK-Prüfung fällt auf, dass du keine Bedarfsermittlung gemacht hast. Der Prüfer kritisiert: „Keine systematische Planung erkennbar." Deine praktische Prüfung leidet, weil du die Grundlagen nicht beherrscht.
Richtig gemacht: Du vergleichst regelmäßig Stellenplan und Stellenbesetzungsplan. Du siehst die freie CNC-Stelle, ordnest deinen Azubi gezielt zu und trägst seine Qualifikationen, sein Eintrittsdatum und die Lohngruppe ein. Der Bedarf ist gedeckt, die Ausbildung passt zur Stellenplanung. In der AEVO-Prüfung erklärst du das Vorgehen klar und strukturiert. Der Prüfer lobt: „Systematische Bedarfsplanung, sehr gut." Du bekommst eine überzeugende Note.
So merkst du dir das
Nutze das Akronym SIE L: Stellen Ist, Eintritt, Lohngruppe (plus Name). Diese vier Elemente gehören immer in den Stellenbesetzungsplan. Wenn du in der Prüfung nach den Inhalten gefragt wirst, sagst du: „SIE L – das sind die Kerndaten."
Merke dir den Vergleich: Der Stellenplan ist deine Einkaufsliste (Soll), der Stellenbesetzungsplan ist dein Kühlschrankinhalt (Ist). Du schaust in den Kühlschrank, vergleichst mit der Liste und siehst, was fehlt oder übrig ist. So erkennst du sofort den Unterschied.
Ein einfacher Reim hilft: „Soll planen, Ist besetzen – Differenz zeigt, was fehlt oder überschüssig hetzt." Klingt vielleicht albern, aber du wirst ihn nicht vergessen.
Visualisiere eine Tabelle: Links stehen die Soll-Stellen aus dem Stellenplan, rechts trägst du die Ist-Namen mit Haken oder Kreuz ein. Freie Stellen bleiben leer – das siehst du auf einen Blick. Diese mentale Tabelle rufst du in der Prüfung ab, wenn du eine Frage zum Thema siehst.
Prüfungstipps
Achte auf Signalwörter in den Prüfungsfragen: „besetzte Stellen", „Zuordnung", „Differenz", „Ist-Zustand". Diese Begriffe weisen auf Handlungsfeld 1 hin, nicht auf Handlungsfeld 3 (Durchführung). Wenn du solche Wörter liest, denke sofort an den Stellenbesetzungsplan.
Erkenne Ablenkungen: Wenn in der Frage „Lerninhalte" oder „Monate" stehen, geht es um den Ausbildungsrahmenplan, nicht um den Stellenbesetzungsplan. Diese Begriffe sind bewusst platziert, um dich zu verwirren. Lehne Antworten ab, die mit Lerninhalten zu tun haben.
Zeitmanagement in der schriftlichen Prüfung: Bei Multiple-Choice-Fragen hast du etwa 30 Sekunden pro Frage. Lies die Frage zweimal, streiche offensichtlich falsche Antworten durch und wähle dann. Bei Fallstudien nenne zuerst den Abgleich zwischen Stellenplan und Stellenbesetzungsplan, dann die fünf Schritte zur Bedarfsermittlung.
In der praktischen Prüfung baust du die fünf Schritte in dein Konzept ein: 1. Vergleich der Pläne, 2. Infos einholen, 3. Neuen Stellenplan erstellen, 4. Stellenbesetzungsplan aktualisieren, 5. Nettopersonalbedarf berechnen. Visualisiere diese Schritte in einer Tabelle oder einem Diagramm, das macht Eindruck auf die Prüfer.
Vermeide die häufigste Falle: Sage niemals „Soll" für den Stellenbesetzungsplan. Betone immer „Ist-Zustand" oder „tatsächlich besetzt". Diese Wortwahl signalisiert dem Prüfer, dass du den Unterschied verstanden hast.
Das nimmst du mit
- Der Stellenbesetzungsplan ist ein Ist-Dokument: Er zeigt, wer tatsächlich auf welcher Stelle sitzt, inklusive Name, Eintrittsjahr, Lohngruppe und Vollmachten.
- Er unterscheidet sich vom Stellenplan (Soll-Vorgabe) und vom Ausbildungsrahmenplan (Lerninhalte).
- Mit der SIE-L-Formel merkst du dir die Kerninhalte: Stellen Ist, Eintritt, Lohngruppe (plus Name).
- Präge dir die fünf Schritte zur Bedarfsermittlung ein: Vergleich, Infos, Neuer Stellenplan, Besetzungsplan erstellen, Nettbedarf berechnen. So erkennst du in der Prüfung sofort, worum es geht, und antwortest sicher.
Weiterführende Links
- Welche Instrumente der qualitativen Personalbedarfsplanung gibt es? - https://ausbilderwelt.de/welche-instrumente-der-qualitativen-personalbedarfsplanung-gibt-es/
- Ausbildungsrahmenplan: Bedeutung, Inhalte & Erstellung - https://www.aevoakademie.de/magazin/ausbildungsrahmenplan/
- Ein Konzept für die AEVO Prüfung erstellen - Ausbilderwelt - https://ausbilderwelt.de/ein-konzept-fuer-die-aevo-pruefung-erstellen-aber-wie/
- Die ultimative Übersicht für Ihre AEVO-Prüfung - AEVO Online - https://aevo-online.com/ultimative-uebersicht-fuer-ihre-aevo-pruefung/
- Handreichung zum Prüfungsablauf AEVO - IHK [PDF] - https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/2537054/67531e6e2575dc3273658532bffa8ef4/handreichung-zum-pruefungsablauf-aevo-data.pdf
- Rahmenplan AEVO neu - IHK [PDF] - https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/6243154/3fbd9c83f3f4d21e30b6fbda794ec678/rahmenplan-aevo-data.pdf